Соглашение об использовании электронных документов

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «НЭТСИТИ» (в дальнейшем – «НЭТСИТИ»), в лице Директора Посаженникова Владимира Васильевича, действующего на основании устава, заключит настоящее соглашение об использовании электронных документов (далее – «Соглашение») на нижеследующих условиях с любым лицом, присоединившимся к настоящему Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации.

 

1.      Термины и определения

 

Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях:

1.1.   Электронная подпись (ЭП) - усиленная квалифицированная электронная подпись, в том числе, ЭП ФЛ, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63- ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.

1.2.   Электронная подпись физического лица (ЭП ФЛ) - личная усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.

1.3.   Машиночитаемая доверенность (МЧД) - доверенность в электронном машиночитаемом виде, уполномочивающая физическое лицо действовать от имени организации или иного доверителя, применяется с Электронной подписью физического лица (ЭП ФЛ), оформленная в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

1.4.   Электронный документооборот (ЭД) – процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП.

1.5.   Оператор ЭД – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ООО «Компания

«Тензор» и АО «ПФ «СКБ Контур».

1.6.   Направляющая Сторона – Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.7.   Получающая Сторона – Сторона, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи.

1.8.   Исходящий электронный документооборот – процесс отправления НЭТСИТИ документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.9.   Входящий электронный документооборот – процесс приема НЭТСИТИ документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи от другой Стороны.

 

2.      Предмет Соглашения и общие обязательства Сторон

 

2.1.   Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 05.02.2021 года № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами, следующими документами, а именно:

·          Счет-фактура (в формате XML, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2018 N       ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденный Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме»;

·          Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата

представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;

·          Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа

о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;

·          Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»);

·          Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»);

·          Счет на оплату;

·          МЧД (в формате XML, по форме доверенности, сформированной Минцифры: единый формат, версия 003 или форме доверенности, сформированной ФНС: базовый формат, версия 002);

·          Документы, инициированные ООО НЭТСИТИ:

ü  договорные документы: договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, а также счет без подписания сторонами договора в письменном виде;

ü  претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;

ü  акты сверки взаиморасчетов;

ü  письма;

·          Прочие документы по неразработанным XML форматам (неформализованные документы) направлять с полным соответствием названия файла наименованию унифицированной формы первичного учетного документа;

·          Документы, инициированные контрагентом, направление которых осуществляется через Оператора ЭД ООО «Компания «Тензор» по регламенту «Письмо» с указанием ФИО и e-mail представителя в ООО «НЭТСИТИ»:

ü  официальные     письма     и     иные     документы,      направление     которых осуществляется в соответствии с договором;

ü  претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;

ü  письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны).

2.2.   Обмен всеми иными документами осуществляется на бумажном носителе:

·          Акт взаимозачета;

·          Инициированные контрагентом акты сверки взаиморасчетов;

·          Уведомление о расторжении договора (об одностороннем внесудебном отказе от договора, если возможность направления такого отказа предусмотрена законом и

договором);

·          Инициированные контрагентом претензии, уведомления, письма, кроме перечисленных в п. 2.1. Соглашения:

ü  официальные     письма     и     иные     документы,      направление     которых осуществляется в соответствии с договором;

ü  претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;

ü  письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны).

2.3.   Настоящее Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭД, подписанными ЭП.

2.4.   Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5.   Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. В период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенные печатью организации.

2.6.   Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составляются в форматах и подписываются в сроки в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.

 

3.      Условия действительности квалифицированной ЭП

 

3.1.   Стороны используют усиленную квалифицированную ЭП, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

·          квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

·          квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного

сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

·          имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;

·          квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ и настоящим Соглашением.

3.2.    Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях квалифицированной ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений, в противном случае, до момента получения такого уведомления Сторона вправе считать квалифицированную ЭП другой Стороны не обремененной какими-либо ограничениями, а документы, подписанные такой квалифицированной ЭП, - имеющими полную юридическую силу.

3.3.    Стороны обеспечивают со стороны своих представителей применение ЭП ФЛ в

соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи», включая, но не ограничиваясь, соблюдение конфиденциальности ключа ЭП ФЛ, а также принятие всех необходимых мер, направленных на использование в процессе подписания документов безопасных средств электронной подписи.

3.3.1.      При компрометации ключа и/или подозрении на компрометацию ключа ЭП ФЛ, включая, но не ограничиваясь, его несанкционированного использования любыми третьими лицами, соответствующая Сторона обеспечивает:

·        незамедлительное прекращение использования представителем такого личного ключа ЭП ФЛ в отношении хозяйственной деятельности соответствующей Стороны,

·        незамедлительное сообщение другой Стороне о данном факте и всех известных ей обстоятельствах посредством электронной переписки.

3.3.2.      При невозможности обеспечить незамедлительное прекращение использования представителем такого ключа ЭП ФЛ Сторона обязуется незамедлительно:

·       

· предпринять все зависящие от нее меры, направленные на прекращение/блокирование/ограничение доступа соответствующего осуществить отмену соответствующей МЧД (либо нескольких) на такого представителя и известить об этом другую Сторону посредством электронной переписки;

представителя к учетным данным Стороны (например, осуществить блокирование соответствующей учетной записи данного представителя в личных кабинетах Стороны в системе ЭД или иных системах) и известить об этом другую Сторону посредством электронной переписки.

3.3.3.      Стороны самостоятельно несут риск компрометации ключа ЭП ФЛ и риск использования не соответствующих требованиям безопасности средств электронной подписи (как оборудования, так и программного обеспечения).

3.3.4.      Сторона не несет ответственность за убытки, понесенные другой Стороной:

·         в результате действий третьих лиц, совершенных от имени представителя другой Стороны, в том числе с использованием данных представителей и их ЭП ФЛ.

·         в  результате  несанкционированных  действий  представителей  и/или  внутренних конфликтов   на   стороне   противоположной   Стороны   (в   частности,   в   случае

возникновения   споров   о   ненадлежащем    исполнении   представителем   своих

обязанностей и полномочий).

3.3. Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

4. Порядок взаимодействия Сторон при обмене электронными документами, подписанными ЭП

 

4.1.   Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а) иметь действующие квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки электронной подписи, оформленные до 01.09.2023 от имени Стороны, или получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки ЭП ФЛ на имя представителей Стороны, действующих на основании МЧД;

б)   выпустить МЧД с перечнем необходимых полномочий для взаимодействия Сторон;

в) заключить с Оператором договор согласно требованиям соответствующего Оператора;

г)    получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

4.2.   Сторона при обмене документами в порядке ЭД формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП, направляет файл с документом в электронном виде в

адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный документ в электронном виде.

4.3.   Стороны обязуются своевременно (не позднее следующего рабочего дня1 с момента получения документа) обмениваться извещениями/ подтверждениями в электронном виде о получении и отправке документов по телекоммуникационным каналам связи.

4.4.   Если Направляющая и/или Получающая Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

4.5.   В случае необходимости внесения корректировок в направленный посредством ЭД документ, Направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный документ и информационное письмо Получающей Стороне в

порядке, установленном Оператором ЭД.

4.6.  Входящий электронный документооборот.

4.6.1.       Направляющая  сторона  обязуется  при  каждой  передаче  пакета  электронных

документов через информационную систему передачи, приема, хранения и первичной обработки информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, посредством интеграционных интерфейсов из учетных систем (1С, BIS3K, SAP, Oracle и т.д.), указывать в поле «ДоговорНомер» блока «ИнфПолФХЖ» или в поле «НомОсн» блока «СвПродПер» идентификатор карточки договора (системный номер Договора в электронной системе документооборота ООО «НЭТСИТИ») или номер Договора поставщика полностью соответствующий номеру отраженному в карточке договора.

4.6.2.       Электронные    первичные    учетные    документы,    перечисленные    в    п.    2.1.

Соглашения, передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

4.7.  Исходящий электронный документооборот.

4.7.1.       Датой выставления Получающей стороне документов в электронном виде по

телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления  файла документа Оператору ЭД от НЭТСИТИ, указанная в подтверждении этого Оператора ЭД. Документ в электронном виде считается выставленным при условии, что в НЭТСИТИ через Оператора ЭД пришло извещение Получающей стороны о получении файла документа, подписанное ЭП уполномоченного лица.

4.7.2.       Датой приема Получающей стороной счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления Оператору электронного  документа  счета-фактуры  НЭТСИТИ,  указанная  в  подтверждении

 

 

1    Под  рабочими  днями  понимаются  дни,  не  являющиеся  выходными  и  праздничными  днями  по законодательству места осуществления деятельности Получающей Стороны.

Оператора электронного документооборота. Счет - фактура в электронном виде считается принятой Получающей стороной, если в адрес последней поступило подтверждение Оператора ЭД о получении счета-фактуры НЭТСИТИ, и при наличии извещения Получающей стороны извещения о приеме счета-фактуры НЭТСИТИ, подписанного ЭП уполномоченного лица и подтвержденного Оператором ЭД.

4.7.3.       Электронные    первичные    учетные    документы,    перечисленные    в    п.    2.1.

Соглашения, передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

 

4.8.   Применение доверенностей, в том числе МЧД

4.8.1.      МЧД, используемая при подписании документов в системе ЭД представителем от

имени соответствующей Стороны, независимо от информационной системы (далее

– ИС), в которой она создавалась, будет хранится соответствующей Стороной в распределенном реестре ФНС России, который в том числе доступен на информационном ресурсе https://m4d.nalog.ru.

4.8.2.      Стороны самостоятельно обеспечивают взаимодействие оператора ИС, где была создана МЧД, с распределенным реестром ФНС России (или иной ИС хранения МЧД), а также несут риск отсутствия передачи актуальной информации оператором ИС в распределенный реестр ФНС России (или иную ИС хранения МЧД).

4.8.3.      В случае невыполнения установленных в настоящем пункте Соглашения условий, действительность подписанного документа оценивается Получающей Стороной с учетом требований действующего законодательства РФ, включая, но не ограничиваясь, наличием возможности проверки Получающей Стороной полномочий представителя, а также иных действий со стороны Направляющей Стороны.

4.8.4.      МЧД предоставляется любым из следующих способов:

·         путем вложения ее в пакет электронных документов;

·         путем сообщения уникального идентификатора (номера) МЧД, по которому Получающая Сторона может проверить полную информацию о такой МЧД, включая перечень полномочий представителя. При этом электронный документ должен содержать реквизиты МЧД представителя Стороны. Формат указания реквизитов МЧД в электронном документе по формализованным документам определяется в соответствии с обязательными требованиями нормативно-правовых актов. Номер и дата выдачи МЧД, а также унифицированный указатель (URL), отражающий конкретное местонахождение МЧД в ИС в качестве дополнительных реквизитов неформализованного документа могут быть указаны в электронном документе по усмотрению Направляющей Стороны.

При этом Получающая Сторона самостоятельно проверяет статус МЧД на дату подписания каждого электронного документа представителем Направляющей Стороны посредством распределенного реестра ФНС России (или иной ИС хранения МЧД).

4.8.5.      В случае, если Получающая Сторона электронного документа, подписанного ЭП ФЛ, не имеет сведений о МЧД представителя Направляющей Стороны и/или информация о МЧД отсутствует в поступивших электронных документах, то Получающая Сторона вправе запросить МЧД/сведения о МЧД для проверки полномочий представителя.

4.8.6.      В случае, если на момент подписания электронного документа представитель Направляющей Стороны действует на основании доверенности, оформленной на бумажном носителе, то Направляющая Сторона должна заранее уведомить об этом

Получающую Сторону и незамедлительно по запросу Получающей Стороны предоставить     заверенную     Направляющей     Стороной     бумажную     копию